Das Max-Planck-Insti­tut für Gra­vi­ta­ti­ons­phy­sik (Albert-Ein­stein-Insti­tut) ist die welt­weit größte For­schungs­ein­rich­tung zur All­ge­mei­nen Rela­ti­vi­täts­theo­rie und dar­über hin­aus­ge­hen­den The­men. Das Insti­tut befin­det sich in Pots­dam und in Han­no­ver, wo es sehr eng mit der Leib­niz Uni­ver­si­tät Han­no­ver koope­riert.

• Planung und Koordination interner Abläufe, Termine sowie allgemeiner administrativer Korrespondenz
• Abstimmung und Organisation von Meetings, Besprechungen und Workshops
• Verantwortung für die strukturierte Organisation und Aktualisierung digitaler Unterlagen
• Koordination von Einstellungsverfahren und Vertragsangelegenheiten für Gäste in enger Zusammenarbeit mit HR und den entsprechenden Abteilungen.
• Unterstützung des wissenschaftlichen Personals und der Projektteams bei regelkonformen Beschaffungs- und Versandprozessen – in enger Zusammenarbeit mit der Einkaufsabteilung
• Eigenständige Planung und Organisation von Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der organisatorischen und logistischen Umsetzung von Veranstaltungen, einschließlich der Vorbereitung von Besprechungsräumen
• Vertretung der Assistenz des Direktors

Ihr Profil:

• Abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise ergänzt durch eine oder mehrere der oben genannten Kompetenzen – wie ausgeprägtes Organisationstalent, Erfahrung im administrativen Bereich und einen sicheren Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln
• Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse (mindestens B2); die Arbeitssprache am Institut ist überwiegend Englisch
• Hohes Maß an Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit im interdisziplinären Umfeld
• Angenehmes, sicheres Auftreten und ein respektvoller, offener Kommunikationsstil
• Ausgeprägte Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Word und Excel sowie ein generelles Interesse an digitalen Arbeitsprozessen; SAP-Erfahrung ist von Vorteil – ebenso die Offenheit, sich in neue Tools einzuarbeiten
  Idealerweise verfügen Sie über:
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen
• Erfahrung in einem internationalen Arbeitsumfeld
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung an einer Universität oder einer außeruniversitären Forschungseinrichtung
• Weitere Kenntnisse in relevanten Sprachen (z.B. Spanisch, Französisch, Italienisch)
  Unser Angebot:

Werden Sie Teil eines engagierten Teams und arbeiten Sie im Umfeld faszinierender Forschungsprojekte. Es erwartet Sie eine Arbeitskultur, die auf Zusammenarbeit, Vertrauen und gegenseitigem Respekt basiert – eingebettet in ein international geprägtes Umfeld.

Wir bieten Ihnen eine vielseitige Tätigkeit mit abwechslungsreichen Aufgaben, umfangreichen Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie ein hervorragendes Arbeitsklima in einem freundlichen, motivierten und kollegialen Team.
Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten sind für uns selbstverständlich und unterstützen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Die konkrete Eingruppierung erfolgt nach Maßgabe der tariflichen Bewertung der übertragenen Tätigkeit gemäß TVöD Bund. Die Sozialleistungen entsprechen den Regelungen des öffentlichen Dienstes.
Wir schätzen Vielfalt und begrüßen ausdrücklich Bewerbungen aller Menschen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Hautfarbe, Herkunft, Religion und Weltanschauung, Alter, sexueller Orientierung oder Identität. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich das Ziel gesetzt, den Anteil schwerbehinderter Menschen zu erhöhen. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung sind daher ausdrücklich erwünscht.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und weitere Nachweise) – bitte ohne Lichtbild und zusammengefasst in einem einzigen PDF-Dokument.
Reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungsportal ein:
https://jobs.aei.mpg.de/
Bewerbungsfrist:
Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis spätestens 22.06.2025 ein. Später eingehende Bewerbungen können berücksichtigt werden, solange die Stelle noch nicht besetzt ist.
Weitere Informationen über unser Institut finden Sie unter: www.aei.mpg.de
Für Rückfragen steht Ihnen Frau Silja Fehn gerne zur Verfügung: silja.fehn@aei.mpg.de

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